TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteriseloste.
Päivitys 1, hyväksytty hallituksen kokouksessa 30.10.2019.
1 Yleistä
Eläkeliiton Jyväskylän yhdistys ry on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita yhdistys kerää jäsen-, matka- ja kerhorekisteriin liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan kerättyjä henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa puheenjohtaja, yhteystiedot kohdassa 2. Verkko-osoitteemme on eljy.fi.
2 Rekisterinpitäjä
Nimi: Eläkeliiton Jyväskylän yhdistys ry
Osoite: c/o Markku Taipale, Ilmarisenkatu 6-8 B 56, 40100 Jyväskylä
Puhelin: 044 060 6581
Y-tunnus: 2233169-5
3 Kenen henkilötietoja kerätään?
Yhdistys käsittelee Jäsenrekisterissä jäseneksi ilmoittautuneiden ja hyväksyttyjen jäsenten henkilötietoja, Matkarekisterissä matkalle tai muihin tapahtumiin ilmoittautuneiden ja niille osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja ja Kerhorekisterissä harrastekerhoihin osallistuvien henkilötietoja.
4 Minkä tyyppisiä henkilötietoja kerätään?
Jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
Henkilön nimi, sukupuoli, syntymäaika, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Matkarekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
Henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tarvittaessa kotiosoite ja ulkomaan matkoilla syntymäaika.
Kerhorekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
Harrastepiiriin tai kerhoon osallistuvan nimi ja mahdollisesti puhelinnumero.
5 Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?
Henkilötietoja kerätään ainoastaan henkilöiltä itseltään jäseneksi liityttäessä. Matkalle, tapahtumiin ja kerhoon ilmoittautuminen tapahtuu henkilökohtaisesti tapahtumasta vastaavalle henkilölle. Valmismatkalain mukaan noudatetaan järjestävän matkatoimiston sääntöjä ja heidän omaa tietosuojaselostettaan.
6 Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset
Henkilötietojen käsittelyn peruste on alla mainittuihin käyttötarkoituksiin perustuva suostumus, joka on annettu henkilötietojen keräämisen yhteydessä. Suostumuksen voi peruuttaa milloin vain lähettämällä peruuttamista koskevan ilmoituksen kohdan 12 mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Jäsenrekisterissä jäsentietojen ylläpitäminen ja jäsenmaksujen perintä sekä jäsenlehden häiriötön jakelu. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, kuten markkinointitarkoituksiin tai muuhun vastaavaan, ellei jäsen ole antanut siihen suostumustaan. Kattojärjestö, Eläkeliitto, voi markkinoida jäsenilleen oman liiton alaan kuuluvia kursseja, palveluja tai jäsenetuja. Eläkeliitto huolehtii erillisen palvelusopimuksen mukaan jäsenrekisterin tietojärjestelmän hankinnasta kolmannelta taholta, jota sitoo oma tietosuojaseloste. Yhdistyksen jäsensihteeri saa sähköisen liittymän kautta käyttöoikeuden ainoastaan edustamansa yhdistyksen jäsenrekisteriin, jonne hän on oikeutettu lisäämään uusia, täydentämään, päivittämään tai poistamaan eronneita jäseniä sekä selaamaan merkkipäiviä viettäviä, ns. tasavuosia täyttäviä. Jäsensihteeri saa myös jäsentietojen ylläpidon vuoksi kirjallisena jäsenluettelon. Hallitus käsittelee jäsentietoja säännöissä määrätyllä tavalla.
Matkarekisterissä matkavastaava käsittelee matkoille, retkille tai tapahtumiin osallistuvien henkilöiden henkilötietoja henkilökohtaisessa tietokoneessa omien salasanojen takana. Matkan teknisten järjestelyjen vuoksi kirjallinen matkustajaluettelo on vain ko. matkavastaavan hallussa tai valmismatkalain mukaan ko. matkajärjestäjän (tarvittaessa bussinkuljettajan) tiedossa.
Kerhorekisterissä ko. kerhon tai tapahtuman vetäjä käsittelee manuaalisesti harrastekerhoon tai toimintaan osallistuvien nimitietoja. Niitä kerätään vain käyntikertojen selvittämiseksi ja tilastotietoa varten, jolloin ei nimitietoja luovuteta.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille
Henkilötietoja ei siirretä tai luovuta ulkopuolisille.
8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet
Henkilötietoja säilytetään Jäsen-, Matka- ja Kerhorekisterissä niin kauan kuin annettu suostumus tai jäsenyys on voimassa. Manuaalinen jäsenluettelo tuhotaan viimeistään kahden vuoden sisällä toimintavuoden päätyttyä. Manuaaliset, nimellä varustetut matkustajaluettelot tuhotaan viimeistään matkan jälkeisen vuoden aikana. Manuaaliset harrastepiirien ja kerhojen luettelot tuhotaan kun niiden käyttötarve on päättynyt. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai yhdistystä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
– tulla informoiduksi tietoturvaloukkauksista;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista; ja
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö yhdistykselle tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää tarkennusta pyyntöön kirjallisesti ja varmentaa henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli katsoo, että yhdistys ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot ovat aina luottamuksellisia ja toimijoita koskee vaitiolovelvollisuus. Yhdistyksen rekistereihin liittyy myös manuaalista aineistoa, jota säilytetään lukitussa kerhotilassa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmään, johon on pääsy vain sellaisella henkilöllä, joka tarvitsee kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.
Henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat kotikoneissaan.
Digitaalista ja manuaalista rekisteriaineistoa säilytetään ko. vastuuhenkilön kotiosoitteessa ja kirjanpitoaineistoa tilivuoden jälkeen Jyväskylän kaupungilta vuokratussa, lukitussa tilassa.
12 Yhteydenotot
Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee osoittaa mieluiten sähköpostitse:
Jäsenrekisterin osalta Pirjo Tahvanaiselle (pirjo.m.tahvanainen@gmail.com),
Matkarekisterin osalta Jarkko Pyhärannalle (pyharanta@gmail.com) ja
Kerhorekisterin osalta henkilökohtaisesti kerhotapaamisessa vastuuhenkilölle tai kirjallisesti puheenjohtajalle kohdassa 2 olevaan osoitteeseen.