Rekisteriseloste

REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Laatimispäivämäärä  1.4.2017

1
Rekisterin-pitäjä
Nimi:
Eläkeliiton Jyväskylän yhdistys ry
Osoite: 
Kankaanpääntie 7 A 2, 40270 Palokka (Jyväskylä)
Muut yhteystiedot:
Pj. Matti Syrjälä, p. 0405 291 356, toivomatias.syrjala@elisanet.fi
2 Yhteyshen-kilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi:  
Jäsensihteeri Pirjo Tahvanainen
Osoite:
Kallentie 6 A 4, 40270 Palokka
Muut yhteystiedot:
p. 0442 893 848, pirjo.m.tahvanainen@gmail.com
3
Rekisterin nimi
Eläkeliiton Jyväskylän yhdistys ry:n jäsenrekisteri
4 Henkilötie-tojen käsittelyn tarkoitus Yhdistyksen sääntöjen määräämällä tavalla käsitellä yhdistykseen liittyneiden henkilöiden henkilötietoja jäsenyyden hoitamiseksi.
5
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää jäsenestä seuraavat tiedot:
– Suku- ja etuninimi
– Syntymäaika
– Osoitetiedot
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Haluaako jäsenlehden
– Antaako luvan markkinointiviestintään
– Mahdolliset luottamustehtävät tai kunnianosoitukset (kunniajäsenyys, -puheenjohtaja)
6
Säännön-mukaiset tietolähteet
Jäsen ilmoittaa kohdan 5 tiedot itse lukuunottamatta luottamustehtäviä ja kunnianosoituksia, joista päättää vuosikokous ja/tai yhdistyksen hallitus. Poistotietoja vastaanotetaan pakottavasta syystä myös omaisilta tai esim. lehtien kuolinilmoituksista. Yhdistyksen kattojärjestön Eläkeliitto ry:n ja alueellisen Eläkeliiton Keski-Suomen piiri ry:n kautta saamme jäsentietoja niistä jäsenistä, jotka liiton tai piirin kautta ovat yhteyttä ottaneet tai tietoja sinne jättäneet. Kattojärjestön ja yhdistyksen välinen viestiliikenne hoidetaan tavanomaisesti sähköpostilla.
7
Tietojen säännön-mukaiset luovutukset
Yhdistys ei luovuta jäsentietoja ulkopuolisille.
Luottamushenkilöiden nimi, syntymäaika ja henkilötunnuksen loppuosa ilmoitetaan rahalaitokseen niiden jäsenten osalta ja suostumuksella, joille hallitus myöntää pankkitilin käyttö- tai katseluoikeuden. Samoin sääntöjen vaatimia tietoja annetaan yhdistysrekisteriä varten maistraatille.
Jäsenellä itsellään on halutessaan mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa Henkilötietolaissa määrätyllä tavalla jäsenrekisteristä sopimalla siitä jäsensihteerin kanssa.
8
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuo-lelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet A Manuaalinen aineisto
Eläkeliitto ry toimittaa vähintään kaksi kertaa vuodessa voimassa olevan jäsenrekisteriluettelon ja sitä käyttää jäsensihteeri hallituksen ohjauksen mukaan. Jäsensihteeri huolehtii voimassa olevan jäsenluettelon säilyttämisestä oman kotinsa tiloissa.  Vanhentuneiden jäsenluetteloiden arkistointi tapatuu Sepänkeskuksessa, Kyllikinkatu 1, Jyväskylä, lukituissa tiloissa. Paperimuodossa olevat jäsenluettelot tuhotaan hallituksen päätöksellä ja määräämällä tavalla. Eläkeliitto ry:n toimesta tulostetaan kerran vuodessa jäsenmaksutositteet rekisterissä olevista jäsenistä ja liitto toimittaa valmiit laskulomakkeet yhdistyksen jäsensihteerille tai postittaa ne suoraan jäsenille kulloinkin erikseen sovitulla tavalla.
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Eläkeliitto ry Helsingissä ylläpitää valtakunnallista jäsenrekisteriä ATK:lla. Kyseiseen ohjelmaan on jäsensihteerillä käyttöoikeus palvelimen kautta ja vain oman yhdistyksen osalta eli oikeus tehdä jäsenkyselyjä kotitietokoneelta (esim. merkkipäivät, jäsennumerot jne.), lisätä uusi jäsen, tehdä yhteystietojen päivitys, jäsenlehtimuutos, tehdä jäsenyyden poisto taikka lisätä luottamustehtävä tai kunnianosoitus. Jäsensihteerillä on kyseiseen ohjelmaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Kotitietokoneen suojaus ja palomuuri ovat tavanomaiset, kuluttajalle tarkoitetut.